Back-ups beheren

1.    Identificeer de informatie en gegevens die essentieel zijn om je werking te waarborgen

Het is belangrijk om een back-up te maken van alle kritieke informatie en gegevens. Dit is voor elke organisatie anders, afhankelijk van de diensten die ze aanbiedt. Een organisatie moet eerst bepalen welke gegevens en informatie kritiek zijn voor de continuïteit van haar activiteiten. De volgende vragen kunnen daarbij helpen: "Welke gegevens kunnen niet worden hersteld als ze verloren gaan?", "Welke gegevens worden het vaakst opgevraagd?", "Welke gegevens zouden een financiële impact hebben als ze niet beschikbaar zijn?", "Welke gegevens zouden de reputatie van de organisatie schaden als de verkeerde mensen er toegang toe hebben?", etc.

2.    Ga na waar de kritieke informatie en gegevens zijn opgeslagen

Je moet niet alleen weten wat de meest kritieke informatie en gegevens zijn, maar ook waar deze zijn opgeslagen, gelet op de vele mogelijkheden die tegenwoordig voorhanden zijn. Elk apparaat en elke drager waarop kritieke informatie en gegevens worden opgeslagen, moet worden geïdentificeerd, bv. servers, laptops, mobiele apparaten, harde schijven, USB-sticks, etc.

3.    Kies het juiste type back-up

Er kunnen drie verschillende soorten back-ups worden uitgevoerd, die elk bepalen welke wijzigingen in de gegevens aan de laatste back-up worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om meerdere soorten back-ups te combineren om ze af te stemmen op de behoeften van de organisatie.

• Volledige back-ups: bij elke herhaling wordt van alle gegevens een back-up gemaakt. Bij een incident kan alles volledig worden hersteld. Steeds een back-up maken van alle gegevens kost echter veel tijd, waardoor dit type back-up moeilijker uit te voeren is. Het impliceert ook dat er veel overbodige kopieën van gegevens worden gemaakt, waardoor er meer opslagruimte is vereist.
• Differentiële back-ups: bij elke herhaling worden alleen bestanden gekopieerd die zijn aangemaakt of gewijzigd sinds de laatste volledige back-up. Een volledig herstel van de gegevens verloopt sneller omdat alleen de laatste volledige back-up en de meest recente differentiële back-up nodig zijn. Ook is er minder opslagruimte nodig omdat er minder overbodige kopieën worden gemaakt.
• Incrementele back-ups: bij elke herhaling worden alleen de bestanden gekopieerd die sinds de laatste back-up zijn gecreëerd of gewijzigd. Incrementele back-ups nemen minder tijd in beslag en vereisen minder opslagruimte. Een volledig herstel van de gegevens neemt echter veel tijd in beslag, aangezien daarvoor de volledige back-up en alle voorgaande incrementele back-ups nodig zijn.

De volgende tabel geeft aan van welke gegevens voor elk type een back-up wordt gemaakt.

4.    Maak regelmatig een back-up van je gegevens

Over het algemeen moet van alle informatie en gegevens minstens wekelijks een back-up worden gemaakt. Afhankelijk van het kritieke karakter van de informatie en gegevens kunnen echter meer back-ups worden ingesteld. Wanneer er minder tijd zit tussen twee back-ups, wordt het risico dat een belangrijke hoeveelheid gegevens verloren gaat tot een minimum beperkt. Dus hoe kritischer de gegevens zijn, hoe vaker je een back-up moet uitvoeren.

5.    Automatiseer het back-upproces

Het back-upproces moet waar mogelijk worden geautomatiseerd voor meer efficiëntie. Op die manier kunnen de gegevens zo regelmatig als vooraf bepaald worden geback-upt, zonder dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de back-ups worden overbelast. Handmatige back-ups zijn ook mogelijk, maar dan moet er een strak schema worden opgesteld en strikt worden gevolgd.

6.    Bewaar je back-ups online en offline om hun beschikbaarheid te garanderen

Back-ups kunnen online of offline worden opgeslagen. Bij offline opslag moet je een onderscheid maken tussen lokaal of op afstand opslaan. Om de beschikbaarheid van de back-up te garanderen, is het het beste om waar mogelijk een combinatie van een online en offline versie te gebruiken. Ook moeten verschillende kopieën worden gemaakt op verschillende media en moet één kopie op een andere plaats worden bewaard dan de oorspronkelijke om deze te beschermen in geval van een noodsituatie.

Een specifieke manier om back-ups op te slaan kan de 3-2-1 methode zijn. Dit is een combinatie van een lokale offline back-up, een tweede offline back-up op een andere locatie en een online back-up. In totaal betekent dit dat er 3 kopieën van de gegevens bestaan, opgeslagen in 2 offline opslagplaatsen en 1 online opslagplaats.

De volgende tabellen geven een overzicht van de voor- en nadelen van elk type back-upopslag.

Online backups (cloud):

Offline (externe harde schijf):

7.    Beveilig de toegang tot back-ups met sterke wachtwoorden en multifactorauthenticatie

Voor een organisatie is het cruciaal om een back-up te hebben van alle noodzakelijke gegevens en informatie. Back-ups zijn echter ook een potentieel doelwit voor cybercriminelen, waardoor ze kwetsbaar zijn. Het is dus belangrijk om ze te beschermen door specifieke beveiligingscontroles te implementeren om ervoor te zorgen dat ze niet kunnen worden gemanipuleerd, verwijderd of gewijzigd.

De toegang tot de back-ups moet worden beperkt. Niet iedereen binnen de organisatie hoeft ze te kunnen lezen of wijzigen. Alleen personen die er direct mee werken moeten toegang krijgen. Dit geldt ook voor de specifieke personen die betrokken zijn bij het oplossen van incidenten, aangezien zij degenen zijn die zo nodig de gegevens en informatie moeten herstellen. Naast het beperken van de toegang moet een sterke authenticatie worden ingesteld door het gebruik van een sterk wachtwoord en multifactorauthenticatie. Bij multifactorauthenticatie moet een gebruiker ten minste twee verschillende methoden (bv. wachtwoord en pincode, pincode en een code via sms) opgeven om zijn identiteit te verifiëren en hem toegang te verlenen tot de informatie die hij probeert te bereiken.